Privacy

Deze website is eigendom van The Experience Group bv, handel drijvende onder commerciële benaming ‘The Ruby’, met maatschappelijke zetel te 2800 MECHELEN, Stuivenbergbaan 83, ingeschreven in de KBO en het BTW-register onder het nummer 0797.611.994, RPR Mechelen, IBAN BE46 7310 5551 9236, vertegenwoordigd door haar bestuurder Thomas Staels, welkom@theruby.be, tel. 0472 533851 www.theruby.be, hierna vermeld als “The Ruby”

Tenzij anders vermeld, is The Ruby de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die ze verzamelt en waarop deze Privacyverklaring van toepassing is. 

Deze Privacyverklaring kadert in de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 24 mei 2016 met betrekking tot de bescherming van het privéleven in de verwerking van persoonlijke gegevens en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijk personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, en legt uit welke persoonsgegevens ze verzamelt en hoe ze die gebruikt. Lees deze Privacyverklaring aldus aandachtig door, want het bevat essentiële informatie over hoe je persoonsgegevens worden verwerkt en welke cookies worden gebruikt.

The Ruby respecteert hierbij je privacy en je rechten om je persoonsgegevens te controleren.

Persoonsgegevens die The Ruby verwerkt

Als verwerkingsverantwoordelijke, verwerkt The Ruby gegevens die je haar vrijwillig verstrekt bij een vraag omtrent informatie, een aanvraag via de website of in het kader van een samenwerking die ze aangaat en die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Daarnaast verwerkt The Ruby bepaalde gegevens ten behoeve van het informeren van het publiek. 

Meer bepaald kan The Ruby dus de volgende persoonsgegevens verwerken: voor- en achternaam, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer en informatie i.v.m. facturatiegegevens. 

Daarnaast verzamelt The Ruby ook automatisch gegevens over het gebruik, toegang of interactie met haar website door middel van cookies en vergelijkbare technologieën, o.a. om het functioneren van de website te kunnen monitoren, of met het oog de detectie van fraude en/of veiligheidsinbreuken, door middel van IP-adressen en browser-gegevens. 

Tenslotte kan The Ruby informatie over je ontvangen van andere bronnen, ook derden, zoals social media platforms waaronder LinkedIn en Facebook, bijvoorbeeld wanneer je op die platforms met The Ruby communiceert. The Ruby beschermt gegevens die ze van derden krijgt op dezelfde manier als die die in deze Privacyverklaring wordt beschreven.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die The Ruby verwerkt

De website en/of dienst van The Ruby heeft niet de intentie gegevens te verwerken over websitebezoekers die jonger zijn dan 13 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. The Ruby kan echter niet controleren of een bezoeker 13 jaar of ouder is. The Ruby raadt ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verwerkt worden zonder de vereiste ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat The Ruby zonder die toestemming persoonlijke gegevens heeft verzameld over een minderjarige jonger dan 13 jaar, neem dan contact met The Ruby op via welkom@theruby.be, dan verwijdert The Ruby deze informatie.

Beveiliging en opslag 

The Ruby neemt de verwerking van je persoonsgegevens uiterst serieus en tracht de nodige technische en organisatorische maatregelen te voorzien om je persoonsgegevens te beschermen en te helpen voorkomen dat diefstal, misbruik en onbevoegde toegang, verstrekking, wijziging en vernietiging van je informatie kan plaatsvinden. 

The Ruby controleert haar eigen systemen aldus regelmatig op mogelijke veiligheidsrisico’s en aanvallen. The Ruby kan de veiligheid van door jou verzonden gegevens echter niet garanderen. Indien er sprake zou zijn van een inbreuk zal hier snel op gereageerd worden en zullen de betrokken partijen op de hoogte worden gebracht. The Ruby kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld voor directe, indirecte, of gevolgschade en evenmin voor gederfde winsten, veroorzaakt door een foutief of onrechtmatig gebruik van de persoonsgegevens door een derde.

De verzamelde persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt in België, op de maatschappelijke zetel van The Ruby, of bij externe dienstverleners, die ook in België zijn gevestigd. De verzamelde gegevens gaan enkel over een beveiligde verbinding vanuit de website naar de server. 

Toegang en transfer aan derden

Om je persoonsgegevens te kunnen verwerken, verleent The Ruby toegang hiervan aan haar werknemers en freelancers. The Ruby garandeert evenwel een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers en freelancers, die gelijkaardig is aan deze Privacyverklaring.

De door jou verstrekte persoonsgegevens worden niet verkocht aan, noch gedeeld met derde partijen, behoudens wat betreft externe leveranciers die diensten uitvoeren zoals aanbieders van workshops of andere externe dienstverleners die diensten leveren voor The Ruby zoals websitebeheer en -hosting, verwerking van betalings- en boekhoudingsgegeven en e-mailcommunicatie. 

The Ruby deelt je persoonsgegevens ook dan echter alleen als dat nodig is, zoals om de diensten te leveren die je hebt geautoriseerd, en alleen met agenten die namens The Ruby werken voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden beschreven. In dat geval worden je persoonsgegevens gedeeld met deze (onder)aannemers, maar alleen voor het uitvoeren van diensten namens en in opdracht van The Ruby.

Daarnaast, en enkel voor zover dit wettelijk vereist of strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten of voor het beschermen van de rechten van The Ruby, of de rechten van aan haar gelieerde derden of haar gebruikers, verstrekken we je persoonsgegevens aan wetshandhavingsinstanties, onderzoeksorganisaties, aan gelieerde ondernemingen of in gerechtelijke procedures, met inbegrip van (gerechtelijke) reorganisatie, faillissement of overdracht. Desgevallend zal altijd getracht worden om je, in de mate van het mogelijke, van een eventuele overdracht op voorhand te informeren.

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerkt THe RUBY persoonsgegevens? 

The Ruby verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het afhandelen van jouw betaling;

• Om je te informeren en contacteren omtrent marketing en advertenties;

• Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om de dienstverlening van The Ruby uit te kunnen voeren;

• Je te informeren over wijzigingen van de diensten en producten van The Ruby;

• The Ruby analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren;

• Tenslotte willen we de nodige beveiliging & veiligheid bieden en kunnen de gegevens ook gebruikt worden in het kader van het beslechten van geschillen. 

Op welke rechtsgrond(en) baseert The RUby zich om je persoonsgegevens te verwerken?

De verzamelde persoonsgegevens worden verwerkt op basis van artikel 6.1.a (toestemming), artikel 6.1.b (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst). Bijvoorbeeld om je te informeren met nieuwsbrieven, om de diensten en producten van The Ruby te analyseren/verbeteren, en je hieromtrent te informeren of voor administratieve, fraude opsporings- of juridische doeleinden.

Deze Privacyverklaring en het dubbel opt-in systeem dat bij registratie wordt gehanteerd, zorgen ervoor dat je je toestemming vrij, expliciet, ondubbelzinnig, actief en geïnformeerd kan geven. 

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

The Ruby bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. The Ruby hanteert de volgende bewaartermijnen voor de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam: 2 jaar –> analyse van aankopen, nieuwsbrief target;

• Geslacht: 2 jaar –> analyse van aankopen, nieuwsbrief target;

• Geboortedatum: 2 jaar –> analyse van aankopen, verjaardagswens target;

• Telefoonnummer: 2 jaar –> analyse van aankopen, nieuwsbrief target;

• E-mailadres: 2 jaar –> analyse van aankopen, nieuwsbrief target.

Bepaalde gegevens zullen evenwel langer worden bewaard (uiterlijk 10 jaar), opdat The Ruby, onder andere, aan haar wettelijke en boekhoudkundige vereisten kan voldoen. Na deze termijn, zal The Ruby de gegevens onherroepelijk wissen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die The rUBY gebruikt

Door het gebruik van de website van The Ruby, kunnen cookies op de harde schijf van je toestel geplaats worden, zoals Google Analytics. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw toestel. De cookies die The Ruby gebruikt zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kan The Ruby hiermee haar website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. De gebruikte cookies:

• Google Analytics 

Door gebruik te maken van de website, geef je toestemming om de cookies te installeren.

Rechten en klachten

Als betrokkene heb je te allen tijde recht op inzage van de door The Ruby als verwerkingsverantwoordelijke verwerkte persoonsgegevens en kan je ze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, de gegevens laten overdragen, de verwerking ervan laten beperken of ze laten verwijderen. 

Aangezien de verwerking van de persoonsgegevens mede plaatsvindt op basis van artikel 6.1.a (toestemming), heb je bovendien steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken. Hou er evenwel rekening mee dat je niet langer relevante informatie zal ontvangen indien je geen toestemming geeft om bepaalde persoonsgegevens te verwerken.

Deze bovengenoemde rechten kan je uitoefenen, door The Ruby te informeren per e-mail aan welkom@theruby.be. 

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vraagt The Ruby jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van je privacy. The Ruby reageert zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek.

Indien je alsnog een vraag of klacht hebt, kan je steeds bij The Ruby terecht via mail aan welkom@theruby.be  

Een officiële klacht kan u indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, email: contact@apd-gba.be.

Wijzigingen Privacyverklaring

Indien nodig, kan The Ruby deze Privacyverklaring aanpassen of updaten om veranderingen op de website en de feedback van de gebruikers weer te geven. Als er wezenlijke wijzigingen zijn in de manier waarop The Ruby je persoonsgegevens gebruiken of verwerken, stelt The Ruby je hiervan op de hoogte door een kennisgeving van de wijzigingen te plaatsen voordat deze van kracht worden of door je rechtstreeks een kennisgeving te sturen. We raden je aan deze verklaring regelmatig opnieuw te lezen voor meer informatie over hoe The Ruby je informatie gebruikt en beschermt.

Contact 

Voor verdere informatie, vragen of opmerkingen omtrent de Privacyverklaring of Privacy-beleid van The Ruby, kan je terecht bij welkom@theruby.be.

Mechelen, juni 2023